Hoja de encargo inmobiliaria: qué debe incluir y modelo comentado (2026)

La hoja de encargo es el contrato que firmas con el propietario antes de mover un solo dedo por su inmueble. Define qué le vas a hacer a su casa, durante cuánto tiempo, en qué condiciones y cuánto vas a cobrar por ello. No es un trámite: es el único papel que sostiene tu comisión el día que el propietario decida que ya no la quiere pagar.

En esta guía tienes qué debe contener, qué cláusulas tumban los tribunales, quién paga los honorarios después de la Ley 12/2023 y un modelo comentado cláusula a cláusula. Está escrita para agencias, no para opositores: nada de teoría que no puedas aplicar mañana.

Qué es exactamente una hoja de encargo

La hoja de encargo —también llamada nota de encargo, contrato de mediación o contrato de corretaje— es el acuerdo por el que un propietario encarga a una agencia que le busque comprador o inquilino para su inmueble, a cambio de una remuneración.

Jurídicamente es un contrato de mediación o corretaje. No tiene una ley propia que lo regule de principio a fin: se rige por la autonomía de la voluntad de las partes (artículos 1.254 y siguientes del Código Civil) y por la jurisprudencia que el Tribunal Supremo ha ido construyendo caso a caso. Eso tiene una consecuencia práctica que conviene interiorizar: lo que no esté escrito en tu hoja de encargo, no existe. No hay una ley supletoria que rellene los huecos a tu favor.

Y hay un segundo matiz que cambia las reglas del juego: cuando el propietario es un particular, es consumidor a efectos legales. Eso significa que tu hoja de encargo es un contrato de adhesión y queda sometida al Real Decreto Legislativo 1/2007 (texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios). Traducido: cualquier cláusula desequilibrada puede declararse nula, y la nulidad la aprecia el juez aunque el propietario ni la haya alegado.

¿Es obligatoria la hoja de encargo?

No existe una norma estatal que obligue a firmarla para poder intermediar. Pero sin ella estás trabajando gratis con red de mentiras: si el propietario vende por su cuenta a alguien que tú le presentaste, no tienes con qué reclamar. La pregunta útil no es si es obligatoria, sino qué pierdes si no la tienes.

Además, algunas comunidades autónomas han creado registros de agentes inmobiliarios y exigen requisitos de información previa al consumidor. Cataluña es el caso más conocido con su registro de agentes (AICAT), y otras comunidades han seguido el mismo camino con distinto alcance. Comprueba qué exige la tuya: la normativa autonómica puede añadir obligaciones de información precontractual que la hoja de encargo es el sitio natural para cumplir.

Exclusiva o sin exclusiva: qué cambia de verdad

Esta es la decisión que más discusiones genera con el propietario, y la que más dinero mueve.

	En exclusiva	Sin exclusiva
Quién puede vender	Solo tu agencia durante la vigencia	Cualquier agencia, y el propietario por su cuenta
Tu comisión	Asegurada si se vende en el plazo pactado	Solo si el comprador lo aportas tú
Inversión que compensa	Fotos profesionales, home staging, campañas de pago	La justa: publicar y esperar
Riesgo principal	Que el propietario se arrepienta y quiera romperla	Que otro cierre lo que tú trabajaste
Discusión típica	La penalización por incumplimiento	Quién presentó primero al comprador

Qué dice el Tribunal Supremo sobre la exclusiva

La sentencia del Tribunal Supremo 263/2019, de 10 de mayo, es la referencia. El Alto Tribunal confirmó que los pactos de exclusiva son válidos y que el propietario debe cumplirlos, pero puso condiciones que conviene leer despacio, porque son exactamente los puntos por los que se cae una hoja de encargo en un juzgado:

• La cláusula tiene que estar redactada de forma clara y comprensible, con términos sencillos. Si el propietario no puede entender qué firma leyéndolo una vez, tienes un problema.
• Debe existir un equilibrio justo entre las obligaciones de las dos partes. Una exclusiva en la que tú no te comprometes a nada y él se compromete a todo es el ejemplo de manual de cláusula desequilibrada.
• No puede imponer al consumidor una indemnización desproporcionadamente alta por incumplir.

La consecuencia práctica: una exclusiva bien redactada se cumple; una exclusiva leonina no vale nada. Y una cláusula que te garantice cobrar la comisión íntegra pase lo que pase —incluso sin haber hecho nada— es precisamente el tipo de pacto que los tribunales han venido anulando.

Quién paga los honorarios: la respuesta corta y la larga

En una compraventa

Lo que se pacte. En la práctica del mercado español los paga el vendedor, porque es quien encarga el servicio, pero no hay norma que lo imponga. Lo importante es que quede escrito quién paga, cuánto y cuándo.

En un alquiler de vivienda habitual: cambió en 2023

Aquí sí hay norma, y es tajante. La Ley 12/2023, de 24 de mayo, por el derecho a la vivienda, modificó el artículo 20.1 de la Ley de Arrendamientos Urbanos para establecer que los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato corren a cargo del arrendador.

Tres precisiones que se malinterpretan a menudo:

• Se aplica a los contratos firmados desde el 26 de mayo de 2023, fecha de entrada en vigor.
• Afecta al arrendamiento de vivienda habitual. Los alquileres de temporada (vacacional, estudios, trabajo temporal) quedan fuera del artículo 20.1 en su redacción actual.
• Existe margen cuando el servicio lo contrata el propio inquilino por iniciativa propia y para un encargo distinto del que el arrendador ya ha encomendado. Pero es una excepción estrecha: no sirve para reetiquetar la comisión de siempre y cobrársela al inquilino.

Si tu hoja de encargo de alquiler sigue diciendo que los honorarios los paga el inquilino, no está actualizada y te expone a tener que devolverlos.

Las 12 cláusulas que no pueden faltar

Este es el núcleo. Cada punto lleva qué tiene que decir y, más importante, por qué se cae si lo redactas mal.

1. Identificación completa de las partes

Nombre, DNI/NIF y domicilio del propietario; denominación, CIF, domicilio y número de registro de agente (si tu comunidad lo exige) de la agencia. Parece obvio y es el error más tonto: una hoja firmada por uno solo de los dos cónyuges propietarios en gananciales no vincula al matrimonio. Si hay varios titulares, firman todos.

2. Identificación del inmueble y título de propiedad

Dirección completa, referencia catastral y datos registrales. Añade una declaración del propietario de que es el titular y de que el inmueble está libre de cargas, o con las cargas que se detallen. Te ahorra descubrir un embargo en la notaría.

3. Objeto del encargo

Qué le encargan exactamente: vender, alquilar, o ambas. Y con qué alcance. Si tu hoja dice solo «gestión del inmueble», no defines nada.

4. Precio de salida y margen de negociación

El precio al que sale al mercado y, si lo pactáis, el mínimo por debajo del cual no aceptas ofertas sin consultar. Este segundo dato evita la conversación más incómoda del sector: la oferta que tú consideras buena y el propietario no.

5. Régimen de exclusividad

Si es en exclusiva, dilo con todas las letras y explica qué implica. Y cumple lo que exige el Supremo: redacción clara, obligaciones equilibradas y sin penalizaciones desproporcionadas.

6. Duración y qué pasa al vencer

Fecha de inicio y de fin. Evita la prórroga tácita automática e indefinida: es una de las cláusulas que más papeletas tiene de considerarse abusiva frente a un consumidor. Si quieres prórroga, que sea por un periodo concreto y con posibilidad real de que el propietario diga que no.

7. Honorarios: importe, base de cálculo, IVA y momento del devengo

Aquí se concentran la mitad de los pleitos. Debe quedar escrito:

• Cuánto: porcentaje o importe fijo. Si es porcentaje, sobre qué base (precio de venta escriturado, precio de la oferta aceptada…).
• Si el IVA está incluido o se suma. No lo des por hecho.
• Cuándo se devenga: este es el punto crítico. ¿Cuando se firma el contrato de arras? ¿Cuando se firma la escritura? ¿Cuando encuentras un comprador dispuesto en las condiciones pactadas, aunque luego el propietario se eche atrás? Cada respuesta es defendible, pero solo si está escrita.
• Cuándo se paga, que no siempre coincide con cuándo se devenga.

8. Obligaciones de la agencia

Aquí es donde ganas o pierdes el equilibrio contractual que exige el Supremo. Enumera lo que te comprometes a hacer: publicar en X portales, reportaje fotográfico, plan de visitas, informe periódico al propietario, filtro de compradores. Una exclusiva sin obligaciones concretas por tu parte es una exclusiva frágil. Y de paso es tu mejor argumento de venta cuando el propietario duda.

9. Obligaciones del propietario

Facilitar el acceso para las visitas, entregar la documentación (nota simple, certificado energético, cédula de habitabilidad si aplica, ITE, estatutos de la comunidad, últimos recibos de IBI), comunicar ofertas que reciba por su cuenta y no negociar a espaldas de la agencia si hay exclusiva.

10. Autorización expresa para publicar y para hacer fotos

Necesitas permiso escrito para difundir el inmueble, sus fotos y sus datos en portales, en tu web y en redes. Incluye si autoriza la colocación del cartel de «se vende» y si el precio se puede mostrar o no.

11. Protección de datos

Cláusula informativa conforme al RGPD y a la Ley Orgánica 3/2018: quién es el responsable, con qué finalidad y base legítima tratas los datos, a quién se los cedes (portales, colaboradores, notaría), cuánto los conservas y cómo ejercer los derechos. Va en la propia hoja o en un anexo firmado.

12. Firma, fecha y entrega de copia

Firmada por todas las partes, fechada y con copia entregada al propietario. Si un día acabas en un juzgado defendiendo tu comisión, que el propietario no recibiera copia es un argumento que se usa contra ti.

Los 6 errores que dejan tu hoja de encargo sin valor

Estos son los que se ven una y otra vez cuando una comisión acaba en disputa:

1. Firmar solo con uno de los propietarios. Si el piso es de dos, la hoja vale la mitad de nada. Comprueba la titularidad antes de firmar, no después.
2. No definir cuándo se devenga la comisión. El propietario dirá que solo se paga con la escritura firmada; tú dirás que con el comprador encontrado. Gana el que lo tenga escrito.
3. Prórroga automática indefinida. Ata al propietario para siempre sin que él pueda salir, y ese desequilibrio es justo lo que la normativa de consumidores fulmina.
4. Penalización desproporcionada. La cláusula que te garantiza el 100% de la comisión pase lo que pase es la que más sentencias en contra acumula. Una indemnización razonable y justificada por gastos incurridos aguanta mucho mejor que un castigo.
5. Letra pequeña ilegible. El Supremo exige claridad y comprensibilidad. Un cuerpo de letra minúsculo y párrafos de quince líneas juegan en tu contra.
6. No entregar copia al propietario. Barato de arreglar, caro de explicar.

Cómo firmarla: papel, PDF o firma digital

Las tres valen, pero no dan la misma seguridad el día que hay que probar algo.

• Papel. Funciona, pero se pierde, se moja y obliga a que el propietario esté delante. Y cuando lo necesitas está en una carpeta de la oficina antigua.
• PDF firmado a mano y escaneado. Mejor, pero sigue exigiendo impresora y presencia física en algún momento.
• Firma electrónica. El propietario firma desde el móvil en cualquier sitio. Aquí conviene distinguir: una firma electrónica simple (dibujar la firma en pantalla, con sello de tiempo y registro de IP) es válida como prueba y es lo que usan la mayoría de las agencias en el día a día; una firma electrónica cualificada, con certificado reconocido, tiene mayor fuerza probatoria y es la que exige el Reglamento eIDAS para equipararse plenamente a la manuscrita. Para una hoja de encargo, la simple con buen registro suele bastar; conviene saber la diferencia por si algún día hay discusión.

Lo determinante no es el soporte sino poder demostrar quién firmó, qué firmó y cuándo. Un PDF suelto en un correo prueba poco. Un documento generado desde tu sistema, con la fecha, el dispositivo y el documento sellado, prueba bastante.

Cómo lo resolvemos en InmoPro CRM

Por transparencia: esto es lo que hace nuestro producto, y lo contamos porque es exactamente el problema del que va este artículo.

En InmoPro CRM las hojas de encargo se generan desde plantillas con campos entre dobles llaves —{{propietario_nombre}}, {{inmueble_direccion}}, {{honorarios}}— que el CRM rellena con los datos reales de la ficha. El propietario firma en la pantalla del móvil o la tablet, sale un PDF, se envía por correo y queda archivado en el inmueble, no en la carpeta de descargas de alguien.

La ventaja real no es ahorrarse el Word: es que la hoja de encargo deja de ser un papel suelto y pasa a estar unida al inmueble, al propietario y al histórico de la operación. El día que hay que demostrar algo, está donde tiene que estar. Y como las plantillas son tuyas, el texto que te revise tu abogado es el que se firma siempre, sin versiones sueltas circulando por la oficina.

Se puede probar en el plan gratuito, que incluye el módulo de contratos.

Modelo de hoja de encargo comentado

Este es un esqueleto de referencia. No lo copies y lo firmes tal cual: úsalo como guion para la revisión de tu asesor jurídico, que es quien debe adaptarlo a tu comunidad autónoma y a tu forma de trabajar.

Encabezado

En [ciudad], a [fecha]. REUNIDOS: De una parte, D./Dña. [nombre], con DNI [número] y domicilio en [dirección], en adelante EL PROPIETARIO. De otra, [razón social], con CIF [número], domicilio en [dirección] e inscrita en el registro de agentes inmobiliarios de [comunidad] con el número [número], en adelante LA AGENCIA.

Comentario: si hay más de un titular, todos aparecen aquí y todos firman. Si alguno no puede, necesitas poder notarial.

Cláusula primera — Objeto

EL PROPIETARIO encarga a LA AGENCIA la mediación para la [venta/arrendamiento] del inmueble sito en [dirección], con referencia catastral [número], inscrito en el Registro de la Propiedad de [localidad], finca [número].

Comentario: identifica el inmueble sin ambigüedad. La referencia catastral no admite discusión; «el piso de la calle X» sí.

Cláusula segunda — Precio

El precio de salida se fija en [importe] euros. LA AGENCIA no aceptará ofertas por debajo de [importe] euros sin autorización expresa y por escrito de EL PROPIETARIO.

Cláusula tercera — Exclusividad y duración

El presente encargo se otorga [en régimen de exclusiva / sin exclusiva] por un plazo de [número] meses desde la fecha de firma. Llegado el vencimiento, el encargo se extinguirá salvo que ambas partes acuerden por escrito su prórroga.

Comentario: fíjate en que la prórroga exige acuerdo expreso de las dos partes. Esa redacción aguanta; la de «se prorrogará automáticamente salvo denuncia con 30 días de antelación» es la que te discuten.

Cláusula cuarta — Honorarios

LA AGENCIA percibirá en concepto de honorarios el [porcentaje]% del precio final de la operación, más el IVA correspondiente. Los honorarios se devengarán en el momento de [la firma del contrato de arras / el otorgamiento de la escritura pública] y se abonarán en el plazo de [número] días desde el devengo.

Comentario: esta cláusula, sola, evita más pleitos que las otras once juntas. Elige el momento de devengo con criterio y explícaselo al propietario en voz alta antes de firmar.

Cláusula quinta — Obligaciones de la agencia

LA AGENCIA se obliga a: (a) realizar reportaje fotográfico profesional; (b) publicar el inmueble en los portales [lista]; (c) atender y filtrar a los interesados; (d) organizar las visitas previa coordinación con EL PROPIETARIO; (e) informar por escrito de la actividad realizada con periodicidad [quincenal/mensual].

Comentario: cuanto más concreta sea esta lista, más sólida es tu exclusiva y mejor vendes el servicio. Es la cláusula que convierte un contrato de adhesión en un acuerdo equilibrado.

Cláusula sexta — Obligaciones del propietario

EL PROPIETARIO se obliga a: (a) entregar la documentación necesaria, incluido el certificado de eficiencia energética; (b) facilitar el acceso al inmueble para las visitas; (c) comunicar a LA AGENCIA cualquier oferta recibida directamente; (d) no encomendar el mismo encargo a terceros durante la vigencia de la exclusiva.

Cláusula séptima — Autorizaciones

EL PROPIETARIO autoriza expresamente a LA AGENCIA a fotografiar el inmueble y a difundir sus imágenes y características en portales inmobiliarios, web propia y redes sociales, así como a [colocar/no colocar] cartel identificativo.

Cláusula octava — Protección de datos

Los datos personales facilitados serán tratados por [responsable] con la finalidad de gestionar el encargo de mediación, siendo la base legítima la ejecución del presente contrato. Podrán comunicarse a portales inmobiliarios, agencias colaboradoras y notaría a efectos de la operación. Se conservarán durante la vigencia del encargo y los plazos legales de prescripción. Puede ejercer sus derechos en [contacto].

Cierre

Y en prueba de conformidad, las partes firman por duplicado y a un solo efecto, recibiendo EL PROPIETARIO un ejemplar en este acto.

Comentario: ese «recibiendo un ejemplar en este acto» es una línea que cuesta cero y vale mucho.

Checklist antes de firmar

• ¿Han firmado todos los titulares del inmueble?
• ¿Está la referencia catastral y coincide con la nota simple?
• ¿Está claro cuándo se devenga la comisión, no solo cuánto?
• ¿Dice si el IVA va incluido o aparte?
• ¿Hay fecha de fin, sin prórroga automática indefinida?
• Si es exclusiva, ¿tus obligaciones están enumeradas y son concretas?
• ¿Tienes el certificado energético o al menos el compromiso escrito de entregarlo?
• ¿Incluye la cláusula de protección de datos?
• ¿Se ha entregado copia al propietario y queda constancia?
• Si es alquiler de vivienda habitual, ¿los honorarios los paga el arrendador?

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar la comisión si el propietario vende por su cuenta durante la exclusiva?

Sí, si la hoja lo prevé expresamente y la cláusula es equilibrada. Es precisamente para eso que existe la exclusiva. Ahora bien, una penalización desproporcionada puede declararse nula: mejor una indemnización razonable y justificable que un castigo que no aguante un juzgado.

¿Y si el comprador aparece después de que caduque el encargo?

Depende de si lo aportaste tú. Muchas agencias incluyen una cláusula de «cartera de clientes»: si la operación se cierra con alguien a quien tú presentaste el inmueble durante la vigencia, los honorarios se devengan aunque se firme después. Debe tener un plazo razonable —seis meses suele considerarse aceptable— y una lista de interesados comunicada por escrito al propietario. Sin esa lista, es tu palabra contra la suya.

¿Cuánto suele durar una hoja de encargo?

Entre tres y doce meses, y seis es lo más habitual en exclusiva. Un plazo demasiado corto no te da margen para amortizar la inversión en fotos y campañas; uno demasiado largo asusta al propietario y te acerca al terreno de la cláusula abusiva.

¿Es válida una hoja de encargo firmada por WhatsApp?

Un «de acuerdo» por WhatsApp puede ser prueba de que existió un acuerdo, pero no sustituye al documento: no acredita qué cláusulas concretas aceptó el propietario. Si vas a firmar en remoto, usa firma electrónica con registro, no una captura de pantalla.

¿Quién paga los honorarios en un alquiler?

Desde la Ley 12/2023, en el arrendamiento de vivienda habitual los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato corren a cargo del arrendador, para contratos firmados a partir del 26 de mayo de 2023. Los alquileres de temporada quedan fuera de esa regla.

¿Necesito estar inscrito en un registro de agentes para firmar hojas de encargo?

Depende de tu comunidad autónoma. Cataluña lleva años con registro obligatorio y otras comunidades han ido regulando con distinto alcance. Consulta la normativa de la tuya antes de dar por hecho que no aplica.

Nota legal

Este artículo es información general para profesionales del sector inmobiliario, no asesoramiento jurídico. La normativa autonómica varía y la jurisprudencia evoluciona. Antes de utilizar un modelo de hoja de encargo en tu agencia, que lo revise un abogado que conozca la regulación de tu comunidad.

Fuentes normativas y jurisprudenciales citadas: Código Civil, artículos 1.254 y siguientes; Real Decreto Legislativo 1/2007, texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios; Ley 12/2023, de 24 de mayo, por el derecho a la vivienda, que modifica el artículo 20.1 de la Ley de Arrendamientos Urbanos; Sentencia del Tribunal Supremo 263/2019, de 10 de mayo; Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.