Curso InmoProCRM: como usar o CRM imobiliário passo a passo

Bem-vindo ao InmoPro CRM. Ao entrar, chega ao painel, um resumo do seu dia, o que tem de fazer, o que aconteceu e o que merece atenção. À esquerda está o menu com todas as ferramentas, contactos, imóveis, tarefas, funis, propostas, operações e estatísticas. As definições estão embaixo. As suas tarefas mostram o que está pendente, ordenado por prioridade. Com um clique, abre o calendário completo. Os alertas recentes assinalam o que importa, contactos acabados de atribuir, leads quentes ou imóveis que acabaram de ser publicados. Clique em Alertas para abrir o Centro de Notificações, com todos os avisos num só sítio. Marque-os como lidos um a um ou todos de uma vez. Imóveis mais vendáveis mostram os imóveis com mais compradores interessados. O termómetro indica quão quente está cada um e pode ajustá-lo manualmente. Com a pesquisa global, encontre qualquer contacto ou imóvel em segundos, por nome, telefone, e-mail ou referência. O assistente responde a perguntas sobre os seus dados e sobre como usar o CRM. Por exemplo, quantos imóveis tenho disponíveis para venda? No canto inferior esquerdo, escolhe o escritório onde trabalha e o idioma do CRM, espanhol, inglês, francês ou português. Aqui tem também os seus pedidos, os seus alertas e o plano que tem contratado.

Em contactos estão todos os seus clientes, compradores, inquilinos, proprietários e parceiros. Para cada um vê o estado, a temperatura do lead e o responsável. Filtre por perfil, estado, tipo de operação, responsável, fase do funil ou orçamento. E guarde a pesquisa se for voltar a usar. Selecione vários contactos para os editar em conjunto, por exemplo, para mudar o responsável ou o estado. Para adicionar um contacto, clique em Novo contacto. Introduza o nome, o apelido, o telefone e o e-mail. Com o número de telefone, pode enviar-lhe mensagens por WhatsApp a partir do próprio CRM. Em classificação, escolha o responsável, o funil e a respetiva fase e de onde veio o contacto, a origem do lead. Preencha os detalhes de que precisar, como o idioma preferido ou a categoria e os campos personalizados da sua agência. Clique em Guardar e Abrir ficha. O CRM pontua o lead automaticamente segundo o orçamento, a urgência e o canal de origem, e avisa se é um lead quente. Esta é a ficha de um contacto. À direita tem os dados, os campos personalizados e o responsável atribuído, que pode mudar aqui mesmo. Para corrigir algo, clique em Editar. Abre-se o mesmo formulário da criação do contacto, já preenchido. Os interesses guardam o que procura, operação, tipo de imóvel, orçamento, quartos e características. É a base para o cruzar com os seus imóveis. Pode adicionar várias pesquisas diferentes. Com «Definir zonas de interesse», desenha no mapa exatamente onde quer viver e o cruzamento só considera imóveis dentro dessas zonas. A atividade guarda todo o histórico, notas, chamadas, visitas e e-mails. Adicione uma nota ou crie uma tarefa para este contacto sem sair da ficha. O separador de cruzamentos mostra os imóveis da sua carteira que se ajustam ao que procura, ordenados por pontuação. Marque os que lhe agradam e descarte os restantes. Se o contacto for proprietário, em Imóveis vê os que lhe confiou para vender ou arrendar, e pode adicionar mais. Em conversa, envie e-mails ao cliente e toda a troca de mensagens fica guardada na ficha, incluindo as respostas. Em Documentos, guarda o cartão de cidadão, o contrato de mediação ou qualquer ficheiro do cliente. E em Propostas, vê todas as que fez, com o valor e o estado. Quando o negócio terminar, marque o contacto como ganho ou perdido, com o motivo. Assim, as estatísticas sabem o que funciona. Se o mesmo cliente foi criado duas vezes, funda os dois contactos num só. E se alguém não deve ser contactado, adicione-o à lista negra. Ao fundir, o contacto da esquerda é o que se mantém. Escolha que valor guardar de cada um e as notas, tarefas e documentos passam para a ficha resultante.

Em Imóveis está toda a sua carteira. Cada cartão resume o essencial, estado, referência, preço, área e morada. Os filtros encontram qualquer imóvel em segundos, por exemplo, apartamentos disponíveis para venda entre 400 e 800 mil euros. Se faz uma pesquisa com frequência, guarde-a com um nome e fica sempre a um clique. E se estiver a mostrar o ecrã a um cliente, oculte as moradas com este botão. Também pode pesquisar nas notas internas, ordenar por preço ou data e escolher quantos imóveis mostrar por página. Para alterações em massa, assinale vários imóveis, escolha a ação em massa e aplique-a a todos de uma vez. Vamos criar um novo imóvel com o botão Adicionar Imóvel. Comece pela morada. À medida que escreve, o CRM procura no Google Maps e marca o imóvel no mapa. Depois escolha a zona, obrigatória para o publicar como disponível. Preencha as características, referência, estado, preço, área, quartos e casas de banho. Se não quer mostrar o preço no seu site, assinale «Ocultar preço na web». O preço de cruzamento é o que o CRM usa para encontrar compradores compatíveis, mesmo que o preço anunciado seja outro. Adicione etiquetas como terraça ou piscina e as ligações para o vídeo ou a visita virtual, se tiver. Os dados privados são o que o cliente nunca vê, quem angariou o imóvel, a comissão, o tipo de contrato e as datas da mediação. É também aqui que associa o proprietário. Dê-lhe um título e, se tiver pouco tempo, clique em Gerar com IA. O CRM escreve a descrição a partir das características e depois é só afiná-la. Carregue as fotografias arrastando-as ou com o botão. A primeira fica como capa. Escolha em que portais o publicar e clique em Criar Imóvel. Já está na sua carteira e passa diretamente para a respetiva ficha. Esta é a ficha de um imóvel. Em cima estão as ações principais, partilhar, editar, duplicar ou adicionar uma tarefa. A barra de estado mostra em que ponto está, Prospeção, Disponível, Reservado ou Vendido. Muda-se com um clique. Tem tudo num só ecrã. A galeria, quem angariou o imóvel, os proprietários, as características, os dados privados e a localização no mapa. O separador de atividade guarda o histórico do imóvel. Escreva uma nota para a equipa, clique em Guardar e use o filtro para ver só o que precisa. No separador de cruzamento, o CRM compara o imóvel com o que os seus contactos procuram e sugere os que encaixam, ordenados por pontuação. Marque-os como interessados ou descarte-os e o CRM lembra-se da sua decisão. Para registar uma proposta, clique em Nova proposta, procure o cliente, indique o valor e as condições e guarde. Nenhuma proposta se perde. Em Documentos, guarde a certidão do registo predial, o certificado energético ou qualquer ficheiro do imóvel. Basta arrastá-lo para aqui. As visitas agendadas aparecem na atividade com o botão de assinar. Verá passo a passo como se assina a ficha de visita no vídeo das tarefas. O histórico de preços mostra como o preço evoluiu e todas as alterações que teve. A avaliação estima o preço do imóvel a partir de comparáveis da sua própria carteira. O simulador de crédito à habitação mostra ao comprador a prestação mensal e os custos reais da compra. Gerar relatório PDF cria uma brochura para o cliente. Escolhe quantas fotografias incluir, se mostra a morada completa e até o idioma do relatório. E Descarregar fotografias obtém todas as imagens do imóvel de uma só vez.

Os contratos geram-se diretamente no CRM, contratos promessa com sinal, reservas, contratos de mediação ou os seus próprios. E os clientes podem assiná-los presencialmente ou à distância. Tudo começa em Definições, em Modelos de contrato. Tem prontos a usar o contrato de sinal, o documento de reserva e o contrato de mediação para venda. Para criar o seu, clique em Novo modelo, dê-lhe um nome e um tipo e cole o texto do seu contrato. Onde deve entrar um dado, clique no respetivo marcador, o nome do cliente, o número de identificação, a morada do imóvel ou o preço. Ao gerar o contrato, o CRM preenche-os. Quando chegarem a acordo, clique em Contrato, escolha o modelo e o cliente, e o CRM preenche por si os dados do imóvel, do proprietário e do cliente. O contrato abre já preenchido. Pode ajustar qualquer cláusula antes de assinar e guardar as alterações. Se o cliente estiver consigo, clique em Assinar. Assina com o dedo ou com o rato e o CRM gera o PDF final com a assinatura. Se estiver longe, clique em Enviar para assinatura. Escolha o e-mail ou escreva-o e o CRM envia-lhe uma ligação pessoal para assinar no telemóvel. Até o cliente assinar, o contrato fica pendente. Pode copiar a ligação para enviar por WhatsApp ou cancelar o pedido. É isto que o cliente vê, o contrato completo e, no fim, o nome, a caixa de consentimento e o espaço para a assinatura. Nada para descarregar, nenhuma conta para criar. Assim que assina, o contrato aparece como assinado. Descarrega o PDF no próprio contrato, com o certificado de assinatura, e ambos o recebem por e-mail.

Tarefas é o calendário de toda a sua equipa, chamadas, visitas, e-mails, apresentação de imóveis, mediações e assinaturas. Cada tarefa está ligada ao contacto e ao imóvel. Em cima, filtre por estado: pendentes, atrasadas, concluídas ou todas. As atrasadas são as que já passaram da data, para que nada escape. Também pode pesquisar por texto, mostrar só as tarefas de uma pessoa ou filtrar por tipo de tarefa ou datas. E se usa o Google Calendar ou o Outlook, sincronize o calendário com estes botões para ver as tarefas também no telemóvel. Vamos criar uma tarefa. Clique em Nova Tarefa. Escreva um título que se perceba à primeira vista e escolha o tipo. Aqui vamos agendar uma visita. Defina a data e a hora e quem fica responsável. Pode atribuí-la a qualquer pessoa do seu escritório. Associe-a ao contacto e ao imóvel para que a tarefa apareça também nas respetivas fichas. Nas visitas, o CRM envia ao cliente um lembrete por e-mail e WhatsApp na véspera. Vêm assinalados por defeito, desmarque-os se não quiser enviar e junte a morada do imóvel se quiser. Adicione os detalhes de que precisar e guarde. A tarefa já está no calendário. Agora, o mais importante de uma visita, a ficha de visita assinada. Procure a visita no calendário e clique no botão de Assinar. Abre-se a folha de assinatura. Passe o telemóvel ou o tablet ao cliente para que assine com o dedo aqui mesmo. Se se enganar, clique em Limpar Assinatura e comece de novo. Clique em Guardar e pronto. O CRM gera a ficha de visita em PDF com o imóvel, o cliente e a assinatura, marca a visita como concluída e envia uma cópia ao cliente por e-mail. A visita já está concluída e pode abrir a ficha assinada a partir daqui sempre que precisar. Depois da visita, informe o proprietário de como correu. Clique em Enviar relatório. Descreva a visita, anote os pontos positivos e negativos que o cliente viu e a opinião final. Escolha a que proprietários o enviar e clique em Enviar relatório. Se não for preciso, clique em Não é necessário e a visita fica fechada na mesma. Marque as restantes tarefas como concluídas assim que as fizer, uma a uma, ou várias de uma vez com «Marcar como concluídas».

Um funil é o caminho que um cliente percorre, da primeira mensagem até à assinatura. Em Funis, vê os que a sua agência tem e quantos contactos há em cada um. Abra um e verá o quadro por fases. Lead, contacto, apresentação de imóveis, primeira visita, segunda visita, proposta, sinal e fecho. Cada cartão é um contacto. Cada cartão mostra o nome, o responsável e há quanto tempo está parado nessa fase. Com um clique, abre a ficha. Para fazer avançar um cliente, arraste o cartão para a fase seguinte. O CRM guarda a alteração no momento e regista-a no histórico. Filtre o quadro por responsável ou mostre só os contactos parados, os que não avançam há demasiado tempo. Pode criar os seus próprios funis com as fases que usa de verdade, por exemplo, um funil de angariação de proprietários, separado do de vendas. E qualquer funil pode ser editado. Mude o nome das fases ou adicione novas quando a sua forma de trabalhar mudar.

Em propostas, vê todas as que recebeu em todos os seus imóveis com valor e o estado, pendente, aceite ou recusada. Filtre por referência, responsável, tipo, estado, intervalo de preço ou mês para ver, por exemplo, todas as propostas pendentes deste mês. Para registar uma proposta, escolha o imóvel e o cliente que a faz. Indique se é para comprar ou arrendar, o valor oferecido, as datas e as condições. Guarde e a proposta aparece no imóvel e na ficha do cliente. Na lista, aceita ou recusa cada proposta. Quando aceita uma, o CRM sugere criar a operação. Cada proposta tem a sua própria página, com o imóvel, o cliente, as condições e o histórico da negociação. Cada contraproposta e cada mudança de estado. Uma operação é uma venda ou um arrendamento realmente fechado, o dinheiro a sério. Aqui vê as que está a gerir, com o valor e os honorários. Ao criar uma, escolha o imóvel e o cliente, o tipo e o estado, o preço de fecho e os honorários da agência. Indique quem angariou o imóvel e quem fechou a venda. O CRM reparte as comissões e soma-as às estatísticas de cada agente.

Com o WhatsApp ligado, envia mensagens e imóveis aos seus clientes sem sair do CRM, a partir do seu próprio número. No menu, abra o WhatsApp. Da primeira vez aparece como desligado, com o botão para ligar o WhatsApp. Ao clicar, aparece um código QR. No telemóvel, abra WhatsApp, vá a Definições, depois a Dispositivos ligados e toque em Ligar um dispositivo. Aponte a câmara para o código e, em segundos, o CRM deteta a ligação. Só tem de o fazer uma vez. Pronto, o WhatsApp aparece como ligado. Se um dia o quiser desligar, é aqui que o faz. Agora vá à ficha de um contacto. Em cima há dois botões novos, Enviar mensagem e Enviar imóvel. Clique em Enviar mensagem, escreva o texto e envie. A mensagem sai do seu WhatsApp e chega ao cliente de imediato. Com Enviar Imóvel, pesquise por referência ou rua, escolha o imóvel e confirme. O cliente recebe a ligação para o anúncio no seu site e o envio fica registado na atividade. No separador de cruzamentos, também pode enviar por WhatsApp qualquer imóvel que se ajuste com um clique e uma confirmação. E na ficha de um imóvel, envie mensagens ao proprietário para o manter a par. Um conselho, o CRM espera alguns segundos entre mensagens para que o WhatsApp não as confunda com spam.

Os portais imobiliários enviam-lhe leads por e-mail. O Smart Inbox lê-os, identifica o imóvel em causa e cria o contacto no CRM, já atribuído e pontuado. Sem copiar e colar. Para funcionar, recebe um endereço de entrada próprio. Use-o como e-mail de contacto nos portais ou reencaminhe para ele as notificações que já recebe. Se tem vários escritórios, cada um pode ter o seu endereço, para que cada lead chegue ao escritório certo. Aqui vê tudo o que entrou, com o cliente e o imóvel detetados. Pode pesquisar por data, referência ou nome do cliente. A qualificação de leads pontua cada novo cliente e pode responder automaticamente fora do horário de expediente, com a mensagem que escrever. Aqui decide quando um lead é quente e quando ser avisado. Se ativar a IA, ela lê a mensagem do cliente e deteta urgências que nenhuma regra apanharia como um comprador que precisa de mudar de casa este mês. A resposta automática responde ao lead assim que chega, sempre, só fora do horário de expediente, ou nunca. Defina os dias e as horas. Escreva o assunto e a mensagem do e-mail, e a mensagem de WhatsApp. Embaixo, a previsualização mostra exatamente o que o cliente vai receber.

As estatísticas dizem se o negócio vai bem com os dados que já estão no CRM. Nada para preencher. O primeiro gráfico compara angariações e vendas mês a mês no último ano. Se angaria muito e vende pouco, vê-o logo. O funil de conversão mostra quantas pessoas passam de contacto à visita, de visita à proposta e de proposta à venda. É aí que vê que clientes está a perder. As origens dos leads dizem que portais e canais trazem clientes reais para saber onde vale a pena investir. E, por fim, a produtividade de cada agente e o desempenho de cada escritório. Visitas, propostas e vendas de cada um.

Nas definições está tudo o que faz o CRM funcionar à medida da sua agência, os dados da empresa, a sua equipa e as ferramentas que usa todos os dias. Comece pelos dados da agência, o logótipo, que aparece nos relatórios e contratos, a sua assinatura, o país, o fuso horário e a moeda com que trabalha. Aqui embaixo define as condições que aparecem na ficha de visita que os clientes assinam, os seus honorários e as suas condições. Mais abaixo estão os seus escritórios. Cada imóvel e cada contacto pertence a um para que cada equipa veja o seu trabalho sem interferir com as outras. Para abrir um novo escritório, dê-lhe um nome, uma morada e um telefone. Depois atribua cada utilizador ao seu. Em Utilizadores, adicione a equipa com a função e o escritório e vê quando cada um entrou pela última vez. Para juntar alguém à equipa, clique em Novo Utilizador, introduza o nome e o e-mail e escolha a função e o escritório. Receberá um convite para definir a palavra-passe. As funções decidem o que cada pessoa pode ver e fazer. Use as predefinidas: administrador, gestor, agente e assistente, ou crie as suas e ajuste permissão a permissão. Dentro de cada função, «Configurar permissões» permite decidir, para imóveis, contactos, tarefas e propostas, o que pode ver, criar, editar ou eliminar, só o seu ou tudo. Entrar como utilizador permite ver o CRM exatamente como um colega o vê, para o ajudar ou verificar as permissões. Quando terminar, clique em Voltar à Minha Conta. E o registo de atividade diz-lhe quem fez o quê e quando, com filtros por utilizador, tipo de dados, ação ou datas.

O CRM adapta-se à sua agência. Neste vídeo, criamos zonas, etiquetas, origens de leads e campos personalizados. Em Zonas, clique em Adicionar Zona e escreva o nome do bairro. As zonas organizam a sua carteira e são obrigatórias para marcar um imóvel como disponível. Depois desenhe o bairro no mapa marcando os vértices. Mais tarde pode juntar esse polígono à pesquisa de cada cliente, e o cruzamento saberá que imóveis ficam lá dentro. Em etiquetas, crie as características que usa para descrever os imóveis e o que os clientes procuram. penthouse, remodelado, vista de mar. Escreva o nome e guarde. Em origens de leads, adicione todos os canais por onde os clientes chegam, como um portal, um cartaz ou uma recomendação. As estatísticas dirão qual funciona. Os campos personalizados acrescentam aos contactos e imóveis os dados de que a sua agência precisa, além do que o CRM traz de origem. Vamos criar um campo personalizado. Escolha se é para contactos ou imóveis e dê-lhe um nome, por exemplo, forma de pagamento. Escolha o tipo: texto curto, texto longo, lista pendente, escolha única ou sim e não. Numa lista pendente, escreva uma opção por linha. Indique se é obrigatório e clique em Criar Campo Personalizado. Já aparece na lista de campos de contacto. A partir de agora, aparece no formulário de cada contacto, numa secção própria e na respetiva ficha. Também está incluído na API. Em marcas de água, carregue o seu logótipo e escolha o tamanho, a posição e a transparência, para que seja aplicado às fotografias dos imóveis. Escolha a posição e confira a pré-visualização. Depois de guardada, é aplicada a todas as novas fotografias que carregar.

O centro de importação traz a sua carteira a partir de um ficheiro Excel, de um CSV ou de outro CRM, para que não tenha de escrever nada. Abra Importar, vá a Importação em massa e escolha o que vai importar: imóveis, contactos, propostas ou tarefas. Arraste o seu ficheiro CSV ou Excel. Não importa como se chamam as colunas, fazemos a correspondência no passo seguinte. O CRM associa as colunas que reconhece, como referência, quartos ou telefone. Confirme cada uma e, nas que não encaixem, escolha manualmente o campo certo. Clique em Iniciar Importação. Vê o progresso linha a linha e, se alguma linha tiver erros, qual é para poder corrigir. E já está! Os imóveis importados aparecem na sua carteira, prontos para cruzar e publicar.

As ligações a portais publicam os seus imóveis nos portais. Idealista, Fotocasa, thinkSPAIN, Kyero e muitos outros. Ative os que tem subscritos e o CRM trata do resto. O Idealista funciona com o seu código de cliente. Cole-o, ligue e o CRM prepara o feed que o Idealista vai ler. Aqui vê também o que precisa antes de começar a publicar. Outros portais, como o Kyero ou o Facilitea, leem a sua carteira a partir de um endereço de feed. Copie-o e envie-o ao portal. E, em cada imóvel, escolhe em que portais aparece. Assim decide o que publica e onde.

A sua carteira pode publicar-se sozinha no seu próprio site. «O meu site imobiliário» mostra os três passos: ter um site WordPress, instalar o plugin InmoPro Sync e colar a sua chave de licença. Esta é a sua chave. Copie-a com um clique e, se algum dia for divulgada, pode gerar uma nova aqui. Embaixo, vê os sites que tem ligados. No seu WordPress, o plugin aparece como InmoPro Sync. Instala-se como qualquer outro plugin, carregando o ficheiro que descarrega do CRM. Nas definições do plugin, cole a chave de licença e o plugin liga-se ao seu CRM. A partir daí, cada imóvel que publicar aparece no seu site, com fotografias e descrição. Na suíte, escolha o aspeto dos seus imóveis, o design da listagem e da página do imóvel, as cores e as caixas de pesquisa, sem mexer no tema do WordPress. E se o seu site já tinha imóveis, o importador trá-los para o CRM para não começar do zero. É este o aspeto do site, os imóveis do CRM publicados, com pesquisa e páginas de imóvel. Quando muda o preço no CRM, muda também aqui. E o mais importante, quando alguém preenche o formulário de um imóvel, esse contacto entra diretamente no seu CRM com o imóvel que pediu e a pontuação do lead.

Neste vídeo, ligamos o CRM ao resto das suas ferramentas, o seu e-mail, o seu calendário e o seu próprio software. Em E-mail, defina o endereço de onde saem os e-mails do CRM e verifique o seu domínio para que não acabem no spam. Em Tarefas, ligue o Google Calendar ou Outlook e as suas visitas e chamadas aparecem também no calendário do telemóvel. E se a sua agência tem software próprio, as chaves de API e os webhooks ligam-no ao CRM: leia a sua carteira ou receba um aviso sempre que algo muda. Em Chaves de API, crie uma chave para que outro programa possa ler ou escrever dados no seu CRM. Dê-lhe o nome e guarde-a em segurança. Só é mostrada completa uma vez. Com os webhooks, o CRM avisa o seu sistema sempre que algo acontece, um novo contacto ou uma mudança de estado de um imóvel. Indique o endereço, o tipo de dados e os eventos.

O InmoPro CRM também vai consigo no telemóvel. Abra-o no navegador do telemóvel e a aplicação arranca. Instale-a no ecrã principal. No iPhone, com Partilhar e «Adicionar ao ecrã principal». No Android, a partir do menu do navegador. Sem passar pela loja de aplicações. O ecrã inicial mostra o seu dia num relance, tarefas, alertas e atalhos. Encontre um contacto e ligue-lhe ou envie-lhe uma mensagem por WhatsApp com um toque, ou abra a ficha com os cruzamentos, propostas e documentos. Mostre um imóvel com a galeria de fotografias e simule o crédito à habitação à frente do cliente a partir do menu da ficha. Consulte o calendário e marque as tarefas como feitas à saída de cada visita. Ative as notificações para receber alertas das suas tarefas e pedidos. E no seu perfil, ative o acesso com Face ID ou impressão digital para não ter de escrever a palavra-passe.

Em ajuda e suporte está o manual do CRM, organizado por temas, contactos, imóveis, calendário, funis, utilizadores, site, planos e os problemas mais comuns. E há o assistente, que responde com os seus próprios dados e o guia passo a passo. As conversas anteriores ficam guardadas. Se algo não funcionar, abra um ticket aqui e a nossa equipa vai vê-lo. Pode acompanhar o estado em «Os meus tickets». No seu perfil, mude a fotografia, os dados e a palavra-passe. E carregue a sua assinatura, usada nas fichas de visita e nos contratos que gerar. Em subscrição, vê o seu plano e o que inclui, e pode alterá-lo. Pagando anualmente, poupa dois meses. E em Faturação, introduz os seus dados fiscais e descarrega todas as suas faturas.