Software de gestão de arrendamentos: porque deixar o Excel

Se você ainda gerencia suas rendas com Excel, você não está sozinho. Muitas imobiliárias — especialmente as pequenas — usam folhas de cálculo para levar o controle de inquilinos, contratos, cobranças e liquidações. Funciona... até deixar de funcionar. E quando falha, falha nos piores momentos.

Por que o Excel não é suficiente para gerenciar rendas

O Excel é uma ferramenta fantástica para muitas coisas, mas não é projetada para gerenciar o ciclo completo de um arrendamento. Estes são os problemas que aparecem quando você usa o Excel para sua carteira de rendas:

• Não há lembretes automáticos: Esquece-se das revisões de rendimento, dos prazos de seguro e das datas de renovação.
• Um erro de fórmula arruina tudo: Uma célula mal escrita e a liquidação do proprietário sai mal.
• Você não pode compartilhar facilmente: Se você trabalha com colegas, o Excel acaba em 5 versões diferentes.
• Não há história: Quando essa cláusula foi alterada? Quem autorizou essa redução? No Excel não fica rastro.
• Os proprietários não veem nada: Você tem que fazer relatórios manuais todos os meses e enviá-los por e-mail.

O que deve ter um programa de gestão de rendas

Um software de gestão de rendas imobiliária não é apenas uma agenda melhorada. Tem de cobrir todo o ciclo:

• Alta do contrato com contrato digital
• Cobranças automáticos por domiciliação
• Detecção de incumprimentos e alertas
• Gestão de incidências durante a locação
• Análise de renda automática de acordo com o IPC
• Liquidação mensal ao proprietário com desagregação
• Área privada onde o proprietário vê tudo sem pedir relatórios

Quando é o momento de mudar

Esses sinais indicam que o Excel já não dá mais de si:

• Gerir mais de 10 contratos de aluguer
• Você teve um incumprimento que descobriste tarde
• Um proprietário queixou-se da liquidação
• Perdes mais de 2 horas por semana fazendo relatórios manuais
• Sua equipe cresceu e o Excel tornou-se incomportável

A vantagem de um programa online frente ao Excel

Com um programa de gestão de rendas online, as cobranças são executadas automaticamente, os incumprimentos saltam no painel de controle, as liquidações são geradas sozinhas e o proprietário acede à sua área privada sem que você tenha que fazer nada. Isso são horas recuperadas todos os meses.

Além disso, tudo é auditado. Se houver uma discrepância, você sabe quem fez o que e quando. No Excel, é sua palavra contra a do proprietário.

Como fazer a transição sem trauma

Mudar de Excel para um CRM não precisa ser um drama. A chave está em migrar os dados pouco a pouco: começa com os contratos ativos, depois acrescenta o histórico. A maioria dos programas permite importar dados em CSV do Excel, então você não precisa voltar a escrever tudo.

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