Curso de InmoProCRM: cómo usar el CRM inmobiliario paso a paso

Bienvenido a InmoPro CRM. Al entrar llegas al dashboard, el resumen de tu día: lo que tienes que hacer, lo que ha pasado y lo que conviene mirar. A la izquierda está el menú con todas las herramientas: contactos, inmuebles, tareas, embudos, ofertas, operaciones y estadísticas. Abajo, la configuración. En tus tareas ves lo pendiente ordenado por prioridad. Un clic y vas a la agenda completa. Las alertas recientes te avisan de lo importante: contactos nuevos asignados, leads calientes o propiedades que se acaban de publicar. Pulsando en alertas llegas al centro de notificaciones: todos los avisos juntos. Márcalos como leídos uno a uno, o todos a la vez. Viviendas más vendibles te enseña los inmuebles con más compradores interesados. El termómetro indica el calor de cada uno, y puedes ajustarlo a mano. Con el buscador global encuentras en segundos cualquier contacto o inmueble, por nombre, teléfono, email o referencia. El asistente responde preguntas sobre tus propios datos y sobre cómo usar el CRM. Por ejemplo: cuántos inmuebles disponibles tengo en venta. Abajo a la izquierda eliges la oficina en la que trabajas y el idioma del CRM: español, inglés, francés o portugués. Y aquí tienes tus peticiones y alertas, y el plan que tienes contratado.

En Contactos están todos tus clientes: compradores, inquilinos, propietarios y colaboradores. De cada uno ves el estado, la temperatura del lead y quién es su responsable. Filtra por perfil, estado, tipo de operación, responsable, etapa del embudo o presupuesto. Y guarda la búsqueda si la vas a repetir. Selecciona varios contactos para editarlos a la vez, por ejemplo para cambiar su responsable o su estado. Para dar de alta un contacto, pulsa nuevo contacto. Escribe el nombre, los apellidos, el teléfono y el email. Con el teléfono podrás escribirle por WhatsApp desde el propio CRM. En clasificación eliges el responsable, el embudo y la fase en la que está, y de dónde ha llegado: el origen del contacto. Completa los detalles que necesites, como el idioma preferido o la categoría, y los campos personalizados de tu agencia. Pulsa guardar y abrir ficha. El CRM puntúa el lead automáticamente según su presupuesto, su urgencia y el canal por el que llegó, y te avisa si es un lead caliente. Esta es la ficha de un contacto. A la derecha tienes su información, sus campos personalizados y el responsable, que puedes cambiar desde aquí. Para corregir cualquier dato, pulsa editar. Tienes el mismo formulario del alta, con toda la información ya rellena. En intereses guardas lo que busca: operación, tipo de inmueble, presupuesto, habitaciones y características. Es la base del cruce con tus inmuebles. Puedes añadir varias búsquedas distintas. Con definir zonas de interés dibujas en el mapa las zonas exactas donde quiere vivir, y el cruce solo tendrá en cuenta los inmuebles de dentro. En actividad tienes todo el historial: notas, llamadas, visitas y emails. Añade una nota o crea una tarea para este contacto sin salir de la ficha. La pestaña cruces te enseña los inmuebles de tu cartera que encajan con lo que busca, ordenados por puntuación. Marca los que le interesan y descarta los que no. Si el contacto es propietario, en propiedades en cartera ves y añades los inmuebles que te ha encargado vender o alquilar. En conversación le escribes un email y todo el hilo queda guardado en su ficha, con las respuestas del cliente. En documentos guardas su DNI, la nota de encargo o cualquier archivo del cliente. Y en ofertas ves todas las que ha hecho, con su importe y su estado. Cuando la operación termina, marca el contacto como ganado o perdido, indicando el motivo. Así tus estadísticas saben qué funciona. Si el mismo cliente está dado de alta dos veces, fusiona los contactos en uno. Y si alguien no debe recibir comunicaciones, añádelo a la lista negra. Al fusionar, el contacto de la izquierda es el que se queda. Eliges qué dato conservas de cada uno, y sus notas, tareas y documentos pasan a la ficha resultante.

En Inmuebles tienes toda tu cartera. Cada tarjeta resume lo esencial: estado, referencia, precio, metros y dirección. Con los filtros encuentras cualquier inmueble en segundos. Por ejemplo, pisos en venta disponibles entre cuatrocientos y ochocientos mil euros. Si repites una búsqueda a menudo, guárdala con un nombre y la tendrás siempre a un clic. Y si estás enseñando la pantalla a un cliente, oculta las direcciones con este botón. También puedes buscar dentro de las notas internas, ordenar por precio o por fecha y elegir cuántos inmuebles ver por página. Para cambios en bloque, marca varios inmuebles, elige la acción masiva y aplícala a todos a la vez. Vamos a dar de alta un inmueble nuevo con el botón añadir inmueble. Empieza por la dirección: al escribirla, el CRM la busca en Google Maps y sitúa el inmueble en el mapa. Después elige la zona o barrio, que es obligatoria para publicarlo como disponible. Rellena las características: referencia, estado, precio, metros, habitaciones y baños. Si no quieres mostrar el precio en tu web, marca ocultar precio web. El precio de cruce es el que usa el CRM para buscarte compradores compatibles, aunque el precio publicado sea otro. Añade etiquetas como terraza o piscina, y los enlaces al vídeo o al tour virtual si los tienes. En datos privados queda lo que el cliente no ve: quién lo captó, la comisión, el tipo de acuerdo y las fechas del mandato. Aquí también vinculas al propietario. Ponle un título y, si no tienes tiempo de escribir la descripción, pulsa generar con IA. El CRM la redacta a partir de las características. Luego la retocas a tu gusto. Sube las fotos arrastrándolas o con el botón. La primera será la portada. Elige en qué portales publicarlo y pulsa crear inmueble. Ya está en tu cartera y te lleva directamente a su ficha. Esta es la ficha de un inmueble. Arriba tienes las acciones principales: compartir, editar, duplicar o añadir una tarea. La barra de estado muestra en qué punto está: prospecto, disponible, reservado o vendido. Un clic y lo cambias. Toda la información está en una sola pantalla: la galería, quién lo captó, los propietarios, las características, los datos privados y la ubicación en el mapa. En la pestaña actividad queda el historial del inmueble. Escribe una nota para tu equipo, pulsa guardar, y usa el filtro para ver solo lo que te interesa. En la pestaña cruce, el CRM compara el inmueble con lo que buscan tus contactos y te propone los que encajan, ordenados por puntuación. Márcalos como interesados o descártalos, y el CRM recordará tu decisión. Para registrar una oferta, pulsa nueva oferta, busca al cliente, indica el importe y las condiciones, y guarda. Así no se pierde ninguna. En documentos guardas la nota simple, el certificado energético o cualquier archivo del inmueble, arrastrándolo aquí. Las visitas programadas aparecen en la actividad con su botón de firma. Cómo se firma el parte de visita lo verás paso a paso en el capítulo de tareas. Histórico de precios te enseña cómo ha evolucionado el precio y cada cambio que ha tenido. La valoración estima el precio del inmueble a partir de los comparables de tu propia cartera. Con la calculadora de hipoteca le enseñas al comprador la cuota mensual y los gastos reales de la compra. Generar informe PDF crea un dossier para el cliente. Eliges cuántas fotos incluir, si mostrar la dirección completa y hasta el idioma del informe. Y con descargar fotos te llevas todas las imágenes del inmueble de una vez.

Los contratos se generan desde el propio CRM: arras, reservas, hojas de encargo o los tuyos propios. Y los clientes pueden firmarlos en persona o a distancia. Todo empieza en configuración, plantillas de contrato. Ya vienen tres: arras, documento de reserva y hoja de encargo de venta. Para crear la tuya, pulsa nueva plantilla, ponle un nombre y un tipo, y pega el texto de tu contrato. Donde deba ir un dato, pulsa su marcador: el nombre del cliente, su DNI, la dirección del inmueble o el precio. Al generar el contrato, el CRM los rellena solos. Cuando llega el acuerdo, pulsa contrato, elige una plantilla y el cliente, y el CRM rellena solo los datos del inmueble, del propietario y del cliente. Se abre el contrato ya rellenado. Puedes retocar cualquier cláusula antes de firmar, y guardar los cambios. Si el cliente está contigo, pulsa firmar. Firma con el dedo o con el ratón, y el CRM genera el PDF definitivo con la firma. Si está lejos, pulsa enviar a firmar. Elige su email o escríbelo, y el CRM le manda un enlace personal para firmar desde el móvil. Mientras no firma, el contrato queda pendiente. Puedes copiar el enlace para mandárselo por WhatsApp, o cancelar el envío. Esto es lo que ve el cliente: el contrato completo, y abajo, su nombre, la casilla de conformidad y el recuadro para firmar. Sin descargar nada ni crear cuentas. En cuanto firma, el contrato aparece como firmado. Descargas el PDF desde el propio contrato, con su certificado de firma, y os llega a los dos por email.

En Tareas tienes la agenda de todo tu equipo: llamadas, visitas, emails, ofrecimientos, mandatos y firmas. Cada tarea está unida a su contacto y a su inmueble. Arriba filtras por estado: pendientes, vencidas, completadas o todas. Las vencidas son las que se te han pasado de fecha, para que no se quede nada sin hacer. También puedes buscar por texto, ver solo las de un responsable, por tipo de tarea o por fechas. Y si trabajas con Google Calendar u Outlook, sincroniza la agenda con estos botones para ver tus tareas también en el móvil. Vamos a crear una tarea. Pulsa nueva tarea. Escribe un título que se entienda de un vistazo y elige el tipo. Aquí vamos a programar una visita. Indica la fecha y la hora, y quién se encarga. Puedes asignársela a cualquier compañero de tu oficina. Relaciónala con el contacto y con el inmueble. Así la tarea aparecerá también en sus fichas. En las visitas, el CRM envía al cliente un recordatorio por email y por WhatsApp el día antes. Vienen marcados: desmárcalos si no quieres enviarlo, y añade la dirección del inmueble si te interesa. Añade los detalles que necesites y guarda. La tarea ya está en la agenda. Ahora, lo más importante de una visita: el parte de visita firmado. Busca la visita en la agenda y pulsa el botón de firmar. Se abre la hoja de firma. Dale el móvil o la tableta al cliente y que firme con el dedo aquí mismo. Si se equivoca, pulsa borrar firma y vuelve a empezar. Pulsa guardar y finalizar. El CRM genera el parte de visita en PDF con los datos del inmueble, del cliente y la firma, marca la visita como completada y envía una copia por email al cliente. La visita queda completada, y desde aquí puedes abrir el parte firmado cuando lo necesites. Después de la visita, cuenta al propietario cómo ha ido. Pulsa enviar reporte. Describe la visita, apunta los puntos positivos y negativos que ha visto el cliente, y su opinión final. Elige a qué propietarios enviarlo y pulsa enviar reporte. Si no hace falta, pulsa no es necesario y la visita queda cerrada igualmente. El resto de tareas las marcas como completadas en cuanto las haces, una a una o varias a la vez con marcar completadas.

Un embudo es el camino que recorre un cliente desde que te escribe hasta que firma. En embudos ves los que tiene tu agencia y cuántos contactos hay en cada uno. Al abrir uno tienes el tablero por fases: lead, contacto, ofrecimiento de inmuebles, primera visita, segunda visita, oferta, arras y clasificación. Cada tarjeta es un contacto. En cada tarjeta ves el nombre, su responsable y cuánto tiempo lleva parado en esa fase. Un clic te lleva a su ficha. Para avanzar a un cliente, arrastra su tarjeta a la siguiente fase. El CRM guarda el cambio al momento y queda registrado en su historial. Filtra el tablero por responsable, o quédate solo con los contactos estancados, los que llevan demasiado tiempo sin moverse. Puedes crear tus propios embudos con las fases que uses de verdad: por ejemplo, uno de captación de propietarios distinto al de ventas. Y cualquier embudo se puede editar: renombrar sus fases o añadir fases nuevas cuando cambie tu forma de trabajar.

En ofertas tienes todas las que has recibido, de todos tus inmuebles, con su importe y su estado: pendiente, aceptada o rechazada. Filtra por referencia, responsable, tipo, estado, rango de precio o mes, para ver por ejemplo todas las ofertas pendientes de este mes. Para registrar una oferta, elige el inmueble y el cliente que la hace. Indica si es de compra o de alquiler, el importe ofrecido, las fechas y las condiciones. Guarda, y la oferta queda en el inmueble y en la ficha del cliente. Desde el listado aceptas o rechazas cada oferta. Al aceptarla, el CRM te propone crear la operación. Cada oferta tiene su propia ficha, con el inmueble, el cliente, las condiciones y el historial de la negociación: cada contraoferta y cada cambio de estado. Una operación es la venta o el alquiler ya cerrado: el dinero de verdad. Aquí ves las que llevas, con su importe y sus honorarios. Al crear una, eliges el inmueble y el cliente, el tipo y el estado, el precio de cierre y los honorarios de la agencia. Indica quién captó el inmueble y quién cerró la venta: con eso el CRM reparte las comisiones y lo lleva a las estadísticas de cada comercial.

Con WhatsApp conectado, escribes a tus clientes y les mandas inmuebles sin salir del CRM, desde tu propio número. En el menú, entra en WhatsApp. Mientras no esté vinculado verás que está desconectado. Pulsa vincular WhatsApp. Aparece un código QR. En tu móvil, abre WhatsApp, entra en configuración, dispositivos vinculados, y pulsa vincular un dispositivo. Apunta la cámara al código. En unos segundos el CRM detecta la conexión. Solo se hace una vez. Listo: WhatsApp aparece como conectado. Si algún día quieres desvincularlo, se hace desde aquí. Ahora ve a la ficha de un contacto. Arriba tienes dos botones nuevos: enviar mensaje y enviar inmueble. Pulsa enviar mensaje, escribe el texto y envía. El mensaje sale de tu WhatsApp y le llega al cliente al momento. Con enviar inmueble, busca la referencia o la calle, elige el inmueble y confirma. El cliente recibe el enlace a la ficha publicada en tu web, y el envío queda anotado en su actividad. Desde la pestaña cruces también puedes mandar por WhatsApp cualquier inmueble que encaje, con un clic y confirmando. Y desde la ficha de un inmueble, escribe al propietario para contarle las novedades. Un consejo: el CRM espera unos segundos entre mensaje y mensaje, para que WhatsApp no confunda tus envíos con spam.

Los portales inmobiliarios te mandan los leads por email. Smart Inbox los lee, entiende de qué inmueble hablan y crea el contacto en el CRM, ya asignado y puntuado. Sin copiar ni pegar nada. Para que funcione, tienes una dirección de recepción propia. La pones como correo de contacto en los portales, o rediriges ahí los avisos que ya recibes. Si tienes varias oficinas, cada una puede tener su propia dirección, para que cada lead entre en la oficina que le toca. Aquí ves todo lo que ha entrado, con el cliente y el inmueble que ha detectado. Puedes buscar por fechas, por referencia o por nombre del cliente. La cualificación de leads puntúa a cada cliente nuevo y puede contestarle sola fuera de tu horario, con el mensaje que tú escribas. Aquí eliges cuándo se considera caliente y cuándo avisarte. Si activas la IA, lee el mensaje del cliente y detecta la urgencia que ninguna regla ve, como un comprador que necesita mudarse este mes. La autorespuesta contesta al lead en cuanto entra: siempre, solo fuera de tu horario de oficina, o nunca. Tú marcas los días y las horas. Escribe el asunto y el mensaje del email, y el de WhatsApp. Debajo, la vista previa te enseña exactamente lo que recibirá el cliente.

Estadísticas te dice si el negocio va bien, con los datos que ya tienes en el CRM. No hay que rellenar nada. La primera gráfica compara captaciones y ventas mes a mes durante el último año: si captas mucho y vendes poco, se ve enseguida. El embudo de conversión enseña cuánta gente pasa de contacto a visita, de visita a oferta y de oferta a venta. Ahí se ve dónde se te caen los clientes. El origen de los leads te dice qué portales y qué canales te traen clientes de verdad, para saber dónde merece la pena invertir. Y por último, la productividad de cada comercial y el rendimiento de cada oficina: visitas, ofertas y ventas de cada uno.

En configuración está todo lo que hace que el CRM funcione como tu agencia: los datos de la empresa, tu equipo y las herramientas que usáis cada día. Empieza por los datos de la agencia: el logo, que saldrá en los informes y contratos, la firma, el país, la zona horaria y la moneda con la que trabajas. Aquí abajo defines las condiciones que aparecen en el parte de visita que firman tus clientes: tus honorarios y tus condiciones. Debajo tienes tus oficinas. Cada inmueble y cada contacto pertenece a una, y así cada equipo ve lo suyo sin estorbar a los demás. Para abrir una oficina nueva, dale un nombre, una dirección y un teléfono. Luego asignas a cada usuario a la suya. En usuarios das de alta a tu equipo, con su rol y su oficina, y ves cuándo entró cada uno por última vez. Para añadir a alguien a tu equipo, pulsa nuevo usuario, escribe su nombre y su email, y elige su rol y su oficina. Recibirá una invitación para crear su contraseña. Los roles deciden qué puede ver y hacer cada persona. Puedes usar los que vienen, administrador, manager, agente y secretaría, o crear los tuyos y ajustar permiso por permiso. Dentro de cada rol, configurar permisos te deja decidir, en inmuebles, contactos, tareas y ofertas, qué puede ver, crear, editar o borrar: solo lo suyo o todo. Con personarse ves el CRM exactamente como lo ve un compañero, para ayudarle o comprobar sus permisos. Cuando termines, pulsa volver a mi cuenta. Y el registro de actividad te cuenta quién ha hecho qué y cuándo: filtra por usuario, por tipo de dato, por acción o por fechas.

El CRM se adapta a tu agencia. En este vídeo creamos zonas, etiquetas, orígenes y campos personalizados. En zonas, pulsa añadir zona y escribe el nombre del barrio. Las zonas ordenan tu cartera y son obligatorias para poner un inmueble como disponible. Después, dibuja el barrio en el mapa marcando sus esquinas. Luego podrás añadir ese polígono a la búsqueda de cada cliente, y el cruce sabrá qué inmuebles quedan dentro. En etiquetas creas las características con las que describes tus inmuebles y lo que buscan tus clientes: ático, reformado, vistas al mar. Escribe el nombre y guarda. En orígenes, añade cada canal por el que te llegan clientes, como un portal, una valla o una recomendación. Las estadísticas te dirán cuál funciona. Con los campos personalizados añades a contactos e inmuebles los datos que tu agencia necesita y el CRM no trae de serie. Vamos con los campos personalizados. Elige si el campo es para contactos o para inmuebles y ponle un nombre, por ejemplo, forma de pago. Elige el tipo: texto corto, texto largo, desplegable, opción única o sí y no. En un desplegable, escribe una opción por línea. Marca si es obligatorio y pulsa crear campo personalizado. Ya aparece en la lista de campos de contacto. Y a partir de ahora sale en el formulario de cada contacto, en su propio apartado, y en su ficha. También se incluye en la API. En marcas de agua subes tu logo y eliges tamaño, posición y transparencia para que se aplique a las fotos de tus inmuebles. Elige la posición y mira la previsualización. Al guardar, se aplicará a cada foto nueva que subas.

El centro de importación trae tu cartera desde un Excel, un CSV o desde otro CRM, para que no tengas que teclear nada. Entra en importar, abre la importación masiva y elige qué vas a importar: inmuebles, contactos, ofertas o tareas. Arrastra tu archivo CSV o Excel. Da igual cómo se llamen tus columnas: en el siguiente paso las relacionamos. El CRM relaciona solo las columnas que reconoce, como referencia, habitaciones o teléfono. Revisa cada una y elige a mano la que no encaje. Pulsa iniciar importación. Verás el progreso fila a fila y, si alguna tenía errores, cuál era para corregirla. Y ya está: los inmuebles importados aparecen en tu cartera, listos para cruzar y publicar.

Las pasarelas publican tus inmuebles en los portales: Idealista, Fotocasa, thinkSPAIN, Kyero y muchos más. Activas los que tengas contratados y el CRM se encarga del resto. Idealista funciona con tu código de cliente. Pégalo, conecta, y el CRM prepara el feed que leerá Idealista. Aquí ves también qué necesitas para que empiece a publicar. Otros portales, como Kyero o Facilitea, leen tu cartera desde una dirección de feed. Cópiala y envíasela al portal. Y en cada inmueble eliges en qué portales sale. Así decides qué publicas y dónde.

Tu cartera puede publicarse sola en tu propia web. En mi web inmobiliaria tienes los tres pasos: tener un WordPress, instalar el plugin InmoPro Sync y pegar tu clave de licencia. Esta es tu clave. Se copia con un botón, y si alguna vez se filtra puedes regenerarla desde aquí. Abajo ves las webs que tienes conectadas. En tu WordPress, el plugin aparece como InmoPro Sync. Se instala como cualquier otro plugin, subiendo el archivo que te descargas desde el CRM. En sus ajustes pegas la clave de licencia y el plugin se conecta con tu CRM. A partir de ahí, cada inmueble que publiques aparece en tu web, con sus fotos y su descripción. En la suite eliges cómo se ven tus inmuebles: el diseño del listado y de la ficha, los colores y los buscadores. No hace falta tocar el tema de WordPress. Y si ya tenías inmuebles publicados en la web, el importador los trae al CRM para no empezar de cero. Así queda la web: los inmuebles del CRM publicados, con su buscador y su ficha. Cuando cambias un precio en el CRM, cambia aquí. Y lo más importante: cuando alguien rellena el formulario de un inmueble, ese contacto entra directo en tu CRM, con el inmueble por el que preguntó y su puntuación de lead.

En este vídeo conectamos el CRM con el resto de herramientas: tu correo, tu calendario y tu propio software. En mensajería configuras desde qué dirección salen los emails del CRM y verificas tu dominio para que no caigan en spam. En tareas, conecta Google Calendar u Outlook, y tus visitas y llamadas aparecerán también en el calendario de tu móvil. Y si tu agencia tiene su propio software, con las API Keys y los webhooks puedes conectarlo al CRM: leer tu cartera o recibir un aviso cada vez que algo cambia. En API Keys creas una clave para que otro programa lea o escriba en tu CRM. Ponle un nombre, y guárdala bien: solo se enseña completa una vez. Con los webhooks, el CRM avisa a tu sistema cada vez que pasa algo: un contacto nuevo o un cambio de estado en un inmueble. Indica la dirección, el tipo de dato y los eventos.

InmoPro CRM también va contigo en el móvil. Entra desde el navegador del teléfono y se abre la app. Instálala en la pantalla de inicio: en iPhone, con compartir y añadir a pantalla de inicio. En Android, desde el menú del navegador. No hace falta tienda de aplicaciones. En el inicio tienes tu resumen del día: tareas, alertas y accesos rápidos. Busca un contacto y llámale o escríbele por WhatsApp con un toque, o abre su ficha con sus cruces, sus ofertas y sus documentos. Enseña un inmueble con su galería de fotos, y calcula la hipoteca delante del cliente desde el menú de la ficha. Consulta la agenda y marca las tareas como hechas al salir de cada visita. Activa las notificaciones para recibir avisos de tus tareas y solicitudes. Y en tu perfil activa la entrada con Face ID o con la huella, para no escribir la contraseña.

En ayuda y soporte tienes el manual del CRM por temas: contactos, inmuebles, agenda, embudos, usuarios, web, planes y los problemas más frecuentes. Y tienes el asistente, que responde con tus propios datos y te guía paso a paso. Tus conversaciones anteriores quedan guardadas. Si algo no funciona, abre un ticket desde aquí y lo verá nuestro equipo. Puedes seguir su estado en mis tickets. En tu perfil cambias tu foto, tus datos y tu contraseña. Y subes tu firma, que se usará en los partes de visita y en los contratos que generes. En suscripción ves tu plan y lo que incluye, y puedes cambiarlo. Pagando al año te ahorras dos meses. Y en facturación pones tus datos fiscales y descargas todas tus facturas.